Eine grundlegende Art der Kommunikation innerhalb und außerhalb des Unternehmens ist neben dem Telefon der eMail-Verkehr. Größere oder kleinere Nachrichten und Informationen werden mit oder ohne Anhängen ausgetauscht.
Während sich im privaten Umfeld eMails lokal auf Computer befinden oder beim Anbieter im Internet abgefragt werden und abgelegt bleiben, greifen Unternehmen auf profesionelle Lösungen zurück.
eMail-Archivierung
Oft unterschätzt, jedoch unerlässlich und seit 2017 gesetzlich verpflichtend ist die eMali-Archivierung – für jeden Betrieb! Vorausgesetzt wird eine technische Unveränderbarkeit der Daten. Eine Ablage der Mails in einem einfachen Archiv-Ordner erfüllt diese Anforderungen nicht! Fragen Sie hierzu bitte Ihren Steuerberater! Idealerweise werden Mail-Server und Archivierung gemeinsam eingesetzt.
Abgesehen von der gesetzlichen Pflicht birgt die Mail-Archivierung weitere Vorteil. Zum einen ist es eine weitere Art der Sicherung Ihrer Unternehmensdaten, sollte dem Mail-Server irgendetwas durch technische Probleme oder Angriffe zustoßen, zum anderen wird der Mail-Server entlastet. Somit sind weniger Resourcen notwendig, den Mail-Server z. B. mit immer größeren Speicher auszustatten und zu verwalten.
Unser Service: Gehostete eMail-Archivierung
Jetzt neu bei uns: Mail-Archivierung als Dienstleistung. Sie sind ein kleiner Betrieb mit nur wenigen oder nur 1 eMail-Adresse? Dann ist das die ideale Lösung für Sie. So fällt für Sie die technische Hürde eines dedizierten Mail-Servers einfach weg und Sie werden trotzdem den gesetzlichen Bestimmungen gerecht.
Die Archivierung erfolgt auf Servern in Deutschland und entspricht den deutschen Datenschutzbestimmungen sowie selbstverständlich der EU DSG-VO!
Unser Vorteil gegenüber anderen Anbietern ist die monatliche Kündigungsmöglichkeit sowie Exportfunktion, falls Sie die Archivierung z. B. bei Schließung des Betriebes nicht mehr benötgen. Die Aufbewahrungsfrist von 6/10 Jahren ist somit kein Problem mehr. Ihre Daten werden Ihnen übergeben und eben nicht bei Kündigung einfach gelöscht.
Mail-Server
Machen Sie sich die Vorteile eines eigenen Mail-Servers zu nutze. Anwender können professionell von überall aus mit ihren Erst- oder Zweit-Geräten auf Nachrichten und Kalendereinträge zugreifen. Die zentrale Speicherung der Nachrichten macht zusätzliche lokale Datensicherungen hinfällig. Mail-Konten können schnell und einfach hinzugefügt oder für bestimmte Anwender freigegeben werden.
Automatische, zentral gesteuerte Verwaltung aller Unternehmens-Mails machen anwenderseitige Datensicherung hinfällig. Die serverseitig Sicherungen vermeiden Datenverlust bei PC-Problemen. Zugriff untereinander von eMail-Konten und Kalendereinträgen optimieren Ihren Workflow und ermöglichen Ihnen Teamwork in Gruppen.
Gerne demonstrieren wir Ihnen anhand von Beispielen den Einsatz und den Mehrwert Ihres eigenen Mail-Servers inkl. Archivierung.